Ökad kontroll för Grundfos

Det såg Lars Rosenlund, säkerhetsansvarig på Grundfos, till. Han lät byta ut äldre lås, där patentet gått ut, mot det nya patenterade låssystemet Ruko Triton 501. Cylindrarna levereras utan nycklar; dessa tas istället fram för varje enskild cylinder Samtidigt installerades också det elektroniska nyckelhanteringssystemet Traka. Då såg man över behovet av nycklar och konstaterade att det fanns dubbletter i omlopp och att många anställda hade nycklar de inte behövde i sin dagliga verksamhet. Det innebar en minskning av antalet nycklar med hela 75 procent.

Vilka fördelar innebär den nya lösningen?

– Den stora fördelen är en effektivare nyckelhantering genom minskad administration, säger Lars Rosenlund. Kommer en nyckel på drift kan den snabbt spärras av administratören. Ingen har längre några nycklar i fickan, utan nycklarna finns istället i Trakaskåpen som är utplacerade i byggnaderna.

Där kan medarbetaren bara hämta den nyckel han/hon är behörig att använda och vi slipper manuell utlämning och nyckelkvittenslistor.

Hur legitimerar sig personalen när nycklarna hämtas ut?

– Genom att använda sina vanliga kombinerade ID och passerkort. Kortet styr vilken eller vilka nycklar man kan hämta ut. Behörigheterna läggs in i Trakasystemet och det går snabbt att ändra behörigheter, lägga in nya eller ta bort nycklar beroende på hur verksamheten eller personalen ändras.

Har säkerheten förbättrats tack vare Traka?

– Det har den definitivt gjort, menar Lars Rosenlund. Tidigare fanns det hundratals fysiska nycklar som kunde komma i orätta händer. Genom Traka vet vi nu alltid vem som har en viss nyckel. Det ökar tryggheten och minskar risken för att obehöriga tar sig in i våra lokaler.

Har Traka inneburit sänkta kostnader?

– Framförallt när det gäller fordonsparken, säger Lars Rosenlund. Bilnycklarna finns i Trakaskåpen och vi kan då ta fram statistik på hur ofta de används, hur länge och av vem. Då kan vi hitta sätt att använda bilarna mera ekonomiskt och också minska utsläppen. Statistiken är även ett bra underlag när vi investerar i nya bilar så att vi kan dimensionera fordonsflottan rätt. Vi tror även att de som använder bilarna generellt kommer vara mera försiktiga. 

Vilken är fördelen med att ni alltid vet vem som har en viss nyckel?

– Det ger bättre nyckeldisciplin eftersom medarbetarna vet att nyckelan- vändningen loggas med information om tid, plats och person. När någon glömmer att lämna tillbaka nycklarna får de automatiskt en påminnelse via e-post. Respektive nyckel kan ges olika utlåningstider, både ett visst antal timmar, eller om de exempelvis ska vara tillbaka ett visst klockslag varje dag.

Det finns Trakaskåp i olika storlekar. Traka Touch, som både kan fungera ”stand alone” och i nätverk, är det senaste tillskottet i familjen. Skåpet administreras via en pekskärm och registrerar automatiskt vilka nycklar som avlägsnas och lämnas tillbaka, av vem och vilken tid på dygnet. Traka Touch behöver ingen extern programvara eller nätverk för att fungera, utan kan därför snabbt installeras och användas i den dagliga verksamheten.

Man kan välja om nycklarna ska ha låsta positioner eller inte. Det innebär att en person som har tillåtelse att öppna skåpet, endast har tillgång till de nycklar som administratören gett behörighet till. Om personen skulle försöka att hämta ut en nyckel som han eller hon inte har behörighet till, markeras det i loggfilen och administratören underrättas.

Elektroniska nyckelskåp kan användas inom alla olika typer av verksam- heter som har behov av nyckelkontroll, exempelvis; sjukhus, flygplatser, transportföretag, kommuner, industriföretag och polis.

Trakas skåp och nyckeladministration ger dig:

• Besparingar genom minskad tid för nyckeladministration
• Ökad säkerhet genom bättre nyckelkontroll
• Minskad risk för borttappade nycklar
• Ökad trygghet genom spårbarhet av användaren 

Respektive nyckel är enkelt sökbar både i programvaran, eller direkt på skärmen. Bilnycklar kan med fördel säkert förvaras i Trakaskåp. Pool eller servicebilar kan bokas i förväg och både milrapportering eller eventuella uppkomna fel kan enkelt rapporteras av användaren vid återlämning av nycklarna. 

Fakta om Traka Touch

Traka Touch registrerar automatiskt vilka nycklar som avlägsnas och lämnas tillbaka, av vem och vilken tid på dygnet. Traka Touch behöver ingen extern mjukvara och nätverksåtkomst för att fungera, utan kan användas direkt utan speciell installation eller inställning.

Traka Touch skåpen öppnas säkert via personlig PIN-kod eller via läsare med passerkort. Om skåpen ansluts via nätverk till programvaran Traka WEB kan även integration ske till andra passersystem som exempelvis ARX.

Traka skåpen finns i olika storlekar från Mini med 20 nyckel- positioner, till Standard med 60 och Large med 180. Skåpen kan sedan kopplas samman så upp till 740 nyckelpositioner kan hanteras från en och samma skärm och läsare.

Man kan välja om nycklarna ska ha låsta positioner eller inte. Det innebär att en person som har tillåtelse att öppna skåpet, endast har tillgång till de nycklar som administratören gett behörighet till. Om personen skulle försöka att hämta ut en nyckel som han eller hon inte har behörighet till, markeras det i loggfilen och administratören underrättas.

Nyckelskåpen levereras med dörr av stark klar polykarbonat eller massivt stål. Skåpstommen är tillverkad av svart Zintec-stål.

Egenskaper

• 7 ”pekskärm
• Inbyggd Windows CE dator med SQL-databas
• 250000 loggar
• USB-port för import/export av rapporter eller databaser
• Automatisk säkerhetskopiering av data till flyttbara SD-kort
• Inbyggt backup-batteri för att förhindra förlust av data genom längre strömavbrott