Beheer dienstverleners voor appartementencomplexen efficiënter met digitale toegang

Voor facilitair managers vormt het beheren van loodgieters, HVAC-technici en vele andere soorten aannemers een uitdaging. Hoe kun je hen veilig en efficiënt in- en uit laten gaan zonder onnodige handmatige werkbelasting te creëren of de veiligheid van bewoners in gevaar te brengen?

Sommige dienstverleners hebben dagelijks of wekelijks toegang nodig – schoonmakers bijvoorbeeld – terwijl anderen misschien slechts kort op locatie hoeven te zijn voor een kleine reparatie- of onderhoudstaak. Het omgaan met deze verschillende eisen legt tijd- en kostendruk op vastgoedbeheerders.

Hoewel mechanische sluitsystemen betrouwbaar en duurzaam zijn, brengen ze toch een extra tijds- en kostenlast met zich mee bij appartementencompexen. Zelfs de slimste en meest gebruiksvriendelijke traditionele systemen zijn afhankelijk van handmatige sleuteloverdrachten en het daaropvolgende volgen van fysieke metalen sleutels.

Elke keer dat een aannemer of dienstverlener toegang nodig heeft, moeten ze een sleutel ophalen en gebruiken.

Mechanische beveiliging en kostenproblemen

Voor beveiligingswerkstromen biedt dit een paar keuzes. Ten eerste zouden aannemers hun eigen set sleutels kunnen hebben, ofwel bosjes sleutels of een hoofdsleutel. Als alternatief kunnen ze naar een overeengekomen centraal administratief punt gaan om sleutels in of uit te tekenen voor gebruik tijdens hun aanwezigheid op locatie.

In beide gevallen is zorgvuldige tracking vereist om ervoor te zorgen dat het pand veilig blijft voor zijn bewoners. Wanneer dit zorgvuldig gebeurt, is dit niet altijd een snelle of eenvoudige taak.

Ten eerste is er een altijd aanwezig risico dat een sleutel zonder toestemming wordt gekopieerd – hoewel de keuze voor een mechanisch sleutelsysteem met een actieve patentstrategie dit gevaar minimaliseert.

Een tweede probleem ontstaat wanneer sleutels verloren gaan of gestolen worden. Hoe snel zou een ontbrekende sleutel worden opgemerkt en gerapporteerd? Zelfs als dit meteen gebeurt, zijn er tijd en kosten nodig om elke bijbehorende cilinder opnieuw te vergrendelen en te vervangen.

In het geval van een hoofdsleutel – of een met verbeterde autoriteit in de systeemhiërarchie – kan dit grote kosten met zich meebrengen. Zoals een in Barcelona gevestigde appartementen aanbieder opmerkt: “Het beheer van fysieke sleutels voor een grote ontwikkeling zet grote druk op de operationele kosten.”

Er is een alternatief dat tijd en geld bespaart bij deurbeveiliging gedurende de levensduur van een woongebouw: intelligent digitaal toegangsbeheer.

Beheer dienstverleners efficiënt met digitale toegangscontrole

Een digitale toegangsoplossing kan een deel van de last op zich nemen die gepaard gaat met het veilig beheren van dienstverleners. Dit is slechts een van de vele redenen waarom een digitale toegangscontrole de voorkeur geniet in sectoren zoals gezondheidszorg en onderwijs, waar externe aannemers en dienstverleners een vaste aanwezigheid hebben. 

Met een digitaal toegangsbeheer systeem dragen dienstverleners toegangscodes die passen bij hun  specifieke tijds- en locatievereisten. Toegang kan worden verleend voor meerdere locaties, indien nodig.

Schoonmakers kunnen bijvoorbeeld 5 dagen per week worden toegelaten, maar alleen tussen 6.00 en 9.00 uur. Hun gemakkelijk programmeerbare toegangsrechten openen de deuren op locatie alleen binnen dit tijdsvenster.

Elektriciens kunnen slimme kaarten krijgen die 24 uur per dag geldig zijn gedurende 4 dagen voor een renovatieklus. Deze verlopen automatisch na de overeengekomen periode.

Elke verloren toegangscredential wordt snel uit het systeem verwijderd: het zal geen deuren, kasten of andere toegangscontroleopeningen ontgrendelen.

Een keuze uit handige, kostenefficiënte toegangsrechten

Slimme kaarten of sleutelhangers zijn gemakkelijk en relatief goedkoop opnieuw uit te geven, vergeleken met een fysieke sleutel.

Voor extra veiligheid kunnen digitale toegangsrechten zo worden ingesteld dat ze dagelijks of wekelijks opnieuw gevalideerd moeten worden. Op die manier, zelfs als het verlies van een kaart onopgemerkt blijft; is de geldigheid niet onbeperkt. Muurlezers op de locatie kunnen ook fungeren als credential-updaters.

Nog meer gemak en veiligheid wordt geboden door mobiele toegangsrechten. 

Wanneer beveiligingsmanagers toegangsmachtigingen online kunnen uitgeven, wijzigen of intrekken, hoeven dienstverleners niet eens naar een administratief punt te gaan om hun gepersonaliseerde toegangsrechten te ontvangen. Alles gebeurt binnen een app op hun eigen smartphone.

Elke verloren digitale sleutel is beschermd door een extra beveiligingslaag op het apparaat, of het nu een toegangscode of een biometrische schermvergrendeling is.

Zo helpt een grotere efficiëntie en veiligheid in servicebeheer, schoonmaak en onderhoud aanbieders van grote complexen om de tevredenheid van bewoners te verhogen – en zich te onderscheiden in deze steeds concurrerender wordende markt.

Het nieuwe whitepaper van IFSEC Insider, “Multi-residential access management and security: The move to digital”, onderzoekt trends en uitdagingen in deze dynamische vastgoedsector.