Gérez les prestataires de services pour complexes d'appartements de manière plus efficace avec l'accès numérique

Pour les gestionnaires de facilities, la gestion des plombiers, techniciens HVAC et autres types de prestataires représente un défi. Comment les faire entrer et sortir de manière sécurisée et efficace sans créer une charge de travail manuelle excessive ou compromettre la sécurité des résidents ?

Certains prestataires ont besoin d'un accès quotidien ou hebdomadaire – comme les agents de nettoyage, par exemple – tandis que d'autres peuvent n'avoir besoin d'être sur place que brièvement pour une petite réparation ou une tâche d'entretien. Gérer ces exigences variées impose des contraintes de temps et de coûts aux gestionnaires immobiliers.

Bien que les systèmes de fermeture mécaniques soient fiables et durables, ils entraînent une charge de temps et de coûts supplémentaire dans les complexes résidentiels. Même les systèmes traditionnels les plus sophistiqués et les plus conviviaux reposent sur des transferts manuels de clés et le suivi des clés métalliques physiques.

Chaque fois qu'un entrepreneur ou un prestataire a besoin d'accès, il doit récupérer et utiliser une clé.

Problèmes de sécurité et de coûts liés aux systèmes mécaniques

Pour les flux de travail en matière de sécurité, cela offre quelques options. Premièrement, les entrepreneurs pourraient avoir leur propre ensemble de clés, soit un trousseau de clés, soit une clé maîtresse. Alternativement, ils peuvent se rendre à un point administratif central convenu pour signer les clés pour les utiliser pendant leur présence sur place.

Dans les deux cas, un suivi minutieux est nécessaire pour garantir que la propriété reste sécurisée pour ses résidents. Lorsqu'il est fait avec soin, ce n'est pas toujours une tâche rapide ou simple.

Tout d'abord, il y a un risque constant qu'une clé soit copiée sans autorisation – bien que le choix d'un système de clés mécaniques avec une stratégie de brevet actif minimise ce danger.

Un autre problème survient lorsque les clés sont perdues ou volées. Combien de temps mettrait-on à détecter et signaler une clé manquante ? Même si cela est fait immédiatement, il faut du temps et des coûts pour ré-encodage et remplacer chaque cylindre associé.

En cas de clé maîtresse – ou d'une clé avec une autorité accrue dans la hiérarchie du système – cela peut entraîner des coûts importants. Comme le souligne un fournisseur d'appartements basé à Barcelone : "La gestion des clés physiques pour un grand développement met une pression énorme sur les coûts opérationnels."

Il existe une alternative qui économise du temps et de l'argent pour la sécurité des portes tout au long de la durée de vie d'un immeuble résidentiel : la gestion des accès numérique intelligente.

Gérez les prestataires de services efficacement avec le contrôle d'accès numérique

Une solution de contrôle d'accès numérique peut prendre une partie de la charge associée à la gestion sécurisée des prestataires. C'est l'une des nombreuses raisons pour lesquelles le contrôle d'accès numérique est préféré dans des secteurs comme la santé et l'éducation, où les entrepreneurs et les prestataires de services sont présents en permanence.

Avec un système de gestion des accès numérique, les prestataires portent des codes d'accès adaptés à leurs besoins spécifiques en termes de temps et de lieu. L'accès peut être accordé pour plusieurs sites, si nécessaire.

Les agents de nettoyage, par exemple, peuvent être admis 5 jours par semaine, mais uniquement entre 6h00 et 9h00. Leurs droits d'accès facilement programmables ouvrent les portes sur site uniquement pendant cette fenêtre horaire.

Les électriciens peuvent obtenir des cartes intelligentes valides 24 heures sur 24 pendant 4 jours pour une tâche de rénovation. Elles expirent automatiquement après la période convenue.

Chaque credential d'accès perdu est rapidement supprimé du système : il ne déverrouillera aucune porte, placard ou autre point de contrôle d'accès.

Une sélection de droits d'accès pratiques et économiques

Les cartes ou porte-clés intelligents sont faciles et relativement bon marché à réémettre par rapport à une clé physique.

Pour une sécurité accrue, les droits d'accès numériques peuvent être configurés pour nécessiter une validation quotidienne ou hebdomadaire. Ainsi, même si la perte d'une carte passe inaperçue, la validité n'est pas illimitée. Les lecteurs muraux sur site peuvent également servir à mettre à jour les credentials.

Encore plus de commodité et de sécurité sont offerts par les droits d'accès mobiles.

Lorsque les gestionnaires de sécurité peuvent attribuer, modifier ou révoquer des autorisations en ligne, les prestataires n'ont même pas besoin de se rendre à un point administratif pour recevoir leurs droits d'accès personnalisés. Tout se passe dans une application sur leur propre smartphone.

Chaque clé numérique perdue est protégée par une couche de sécurité supplémentaire sur l'appareil, qu'il s'agisse d'un code d'accès ou d'un verrouillage biométrique.

Ainsi, une plus grande efficacité et sécurité dans la gestion des services, le nettoyage et l'entretien permettent aux fournisseurs de grands complexes d'améliorer la satisfaction des résidents – et de se démarquer dans un marché de plus en plus concurrentiel.

Le nouveau whitepaper de IFSEC Insider, “Multi-residential access management and security: The move to digital”, explore les tendances et défis dans ce secteur dynamique de l'immobilier.